Sistema de Gestão Hospitalar: Os passos corretos para uma boa implantação.

A rotina de um hospital tende a ser bastante ágil e turbulenta. Por isso, para implantar um ERP (Enterprise Resource Planning), ou especificamente um sistema de gestão hospitalar, é preciso planejamento. Neste artigo, você saberá como realizar passo a passo a implementação de ERP em hospitais.

Implementando um ERP em hospital

Com o ERP hospitalar, você vai ter um trabalho muito mais automatizado, com departamentos integrados e rotinas e processos otimizados. As tarefas passam a ser realizadas mais rapidamente por todos, com menos erros e retrabalhos.

Além disso, o ERP também é uma ferramenta que melhora a comunicação interna. Os departamentos passam a trabalhar juntos, na mesma plataforma, evitando ruídos. Com mais tempo poupado, os funcionários tendem a aumentar a produtividade.

Para o gestor, os benefícios vão de facilidade na administração do hospital aos baixos custos de operação. Ademais, ele conta com um grande volume de dados sobre o hospital, que permite planejar melhor e corrigir erros.

O ERP, portanto, além de facilitar o trabalho do pessoal, garante uma visão abrangente sobre o hospital. Então, veja agora, passo a passo como implementar um ERP hospitalar.

1. Elenque suas necessidades

O software de gestão hospitalar precisa solucionar todos os problemas e facilitar a dinâmica de trabalho. Por isso, você precisa analisar o tamanho do hospital e se certificar de que o ERP possui todos os módulos necessários para o funcionamento.

É preciso entender que todas as áreas do hospital são complementares. Portanto, elas precisam estar conectadas para o processo fluir. Imagine o médico procurar por um remédio específico, mas ele não foi cadastrado. É preciso pensar na rotina e o fluxo do processo para entender se o software está oferecendo todos os recursos que você precisa.

2. Escolha do ERP

Você já sabe o que o seu sistema de gestão hospitalar precisa ter. Agora, é hora de encontrar um bom software, que atenda essas necessidades. Existe uma grande variedade de produtos no mercado, e a tarefa de encontrar pode não ser das mais fáceis.

Para ter um bom critério de avaliação, pense no custo-benefício. Avalie o que o fornecedor irá entregar e pelo preço oferecido. Leve em conta os recursos que o ERP possui e os métodos que vão gerar valor para o serviço do hospital.

Além disso, outro ponto importante é avaliar o suporte, a eficiência e a proximidade que oferecem para o cliente. Se o ERP precisar de ajustes e manutenções para melhorar os resultados, você irá precisar não apenas de um fornecedor, mas de uma empresa parceira.

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3. Servidor

Nessa etapa, objetivo é decidir o modo de implementação do ERP hospitalar. A grande questão é se você vai optar por servidor dedicado ou cloud computing. No primeiro caso, se o hospital já contar com um servidor local instalado, é possível implementar com um data center externo.

A outra possibilidade é utilizar os recursos em nuvem, ou seja, instalar em um servidor online (cloud computing). Assim, você economiza em custos com hardware e seus dados estão seguros na internet, podendo ser acessado remotamente por meio de vários dispositivos.

Independentemente da forma você vai investir. Portanto, terá que fazer uma boa pesquisa de preços e marcas. Converse com a equipe de TI ou com outro pessoal especializado para receber a melhor orientação.

4. Crie um cronograma

A turbulenta rotina do hospital exige que a implementação seja sistemática. É preferível gastar tempo e ter a certeza de que tudo irá funcionar bem. Portanto, você irá precisar agendar as etapas para reajustar as rotinas dos colaboradores.

Converse com o fornecedor para descobrir as datas e tempo de demora para a implantação. A partir delas você pode criar um cronograma mais realista, que esteja ajustado às rotinas, mas não atrapalhe o fluxo do hospital.

5. Configurando as funções do ERP

Depois de instalado, é preciso configurar o ERP para o funcionamento do trabalho. O sistema de gestão precisa saber como acontece os processos e rotinas de todo o pessoal.

Essa etapa fica sob comando do fornecedor, mas normalmente, as tabelas cadastrais utilizadas na rotina são as primeiras a serem criadas. Esse passo pode demorar ou ser rápido, pois tudo depende do tamanho do hospital e do número de funcionários.

6. Treine os funcionários

Para usufruir melhor dos recursos e dados que o ERP garante, é preciso que toda a organização esteja apta a utilizar o ERP. Como o trabalho de todos os colaboradores serão impactados pelo ERP, é preciso torná-los capacitados.

Cada setor exige um tipo de treinamento específico, já que devem dominar apenas os recursos que irão utilizar no dia a dia. Evidentemente, alguns treinamentos, como o do setor de Finanças, serão mais importantes e devem ter prioridade.

7. Simulação

Antes de iniciar o trabalho com o sistema, é preciso testá-lo para não haver nenhum problema quando ele operar de fato. Normalmente, a simulação do uso é feita cerca de 15 dias antes do sistema de gestão integrado ser iniciado.

Essa etapa serve para sabermos se não há alguma falha e se todos entenderam como trabalhar. Quando o ERP hospitalar entrar no ar, os colaboradores deverão realizar suas tarefas normalmente, como estava previsto. Por isso, a simulação é fundamental.

8. Compreenda o ERP

Como todas as tecnologias, precisamos de um certo tempo para entender o funcionamento. E os sistemas de gestão integrados possuem diversas funções e recursos. Cada funcionário vai demorar um tempo para se adequar. E o gestor deverá estar atento a cada departamento.

Por isso, nos primeiros meses após a implementação, você deve se dedicar em compreender o ERP, pois esse período é de extrema importância. Observe o resultado do impacto que causou, para consertar alguma anomalia que surgiu.

Com o tempo de uso você poderá fazer um balanço de todas as vantagens que obteve da implantação do ERP hospitalar. É importante contar sempre com um bom suporte da empresa fornecedora do software, ter uma relação próxima para ter sempre um sistema adequado às suas necessidades hospitalares.

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